ΟΑΕΔ

 

 

Επαναπροσδιορισμός Επιχειρησιακού Μοντέλου του ΟΑΕΔ

ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

Μέσω του επαναπροσδιορισμού του επιχειρησιακού του μοντέλου, ο ΟΑΕΔ επιδιώκει:

  • Να σχεδιάζει και να υλοποιεί αποτελεσματικότερες πολιτικές καταπολέμησης της ανεργίας.
  • Να διευρύνει την ποσότητα και το φάσμα των παρεχόμενων υπηρεσιών προς το εργατικό δυναμικό της χώρας (ανέργους και εργαζόμενους) και να βελτιώσει την ποιότητά τους.
  • Να αυξήσει την εσωτερική του απόδοση αξιοποιώντας καλύτερα το προσωπικό του και τις νέες τεχνολογίες και εφαρμόζοντας νέους τρόπους οργάνωσης και διοίκησης.
  • Να ενδυναμώσει το ρόλο του στο πεδίο της υλοποίησης πολιτικών απασχόλησης και της ρύθμισης της αγοράς εργασίας.

 

ΣΥΝΤΟΜΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ

Ο Οργανισμός προσδιόρισε τις κεντρικές κατευθύνσεις του Προγράμματος στον Οδικό Χάρτη (roadmap) του έργου, ο οποίος οριστικοποιήθηκε στις 22/11/2012 μετά από τη συνεργασία  μεταξύ του ΟΑΕΔ, των Δημοσίων Υπηρεσιών Απασχόλησης (ΔΥΑ) της Σουηδίας, του Ηνωμένου Βασιλείου και της Γερμανίας, της Διεύθυνσης Απασχόλησης, Κοινωνικών Υποθέσεων και Ένταξης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και εκπροσώπων της  Τεχνικής Βοήθειας προς την Ελλάδα (Task Force for Greece).  Ο οδικός χάρτης απετέλεσε παράρτημα του «Συμφωνητικού Συνεργασίας» το οποίο συνυπέγραψαν όλα τα ως άνω μέρη και περιελάμβανε οκτώ άξονες στους οποίους ο ΟΑΕΔ χρειαζόταν υποστήριξη. Οι άξονες αυτοί ήταν οι ακόλουθοι :

  1. Καλύτερη οργανωτική και διοικητική διάρθρωση του Οργανισμού
  2. Ανάπτυξη σχέσεων με τους εργοδότες
  3. Ανάπτυξη νέας διαδικτυακής πύλης που επιτρέπει τη σύζευξη προσφοράς και ζήτησης εργασίας (job portal)
  4. Επανασχεδιασμός των ενεργητικών μέτρων απασχόλησης σύμφωνα με τις ανάγκες της αγοράς εργασίας
  5. Παροχή υπηρεσιών που ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αναζητούντων εργασία
  6. Υποστήριξη των νεαρών μαθητευομένων των ΕΠΑΣ Μαθητείας του ΟΑΕΔ.
  7. Επιλογή μοντέλου διοίκησης – βελτίωση παρεχόμενων υπηρεσιών
  8. Ανάπτυξη συμπράξεων στο πλαίσιο της παροχής υπηρεσιών.

 

ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ 2013-2015 - Α’ Φάση Προγράμματος

Το Σχέδιο Δράσης (2013-2015) που στη συνέχεια καταρτίστηκε και εγκρίθηκε από τη Διοικούσα Επιτροπή του έργου τον Ιούνιο του 2013 συγχώνευσε τους παραπάνω άξονες σε πέντε και υλοποιήθηκε από πέντε ομάδες εργασίας, που στελεχώθηκαν από υπαλλήλους του Οργανισμού και υποστηρίχθηκαν από πέντε τεχνικούς συμβούλους-αναδόχους. Το Σχέδιο Δράσης υλοποιήθηκε σύμφωνα με το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα και ολοκληρώθηκε στο τέλος του 2015. Τα κυριότερα παραδοτέα του Σχεδίου Δράσης, σειρά από κατάλληλα εργαλεία και διαδικασίες,  συνοψίζονται στον επόμενο πίνακα:

ΟΜΑΔΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ

ΒΑΣΙΚΑ ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ ΠΟΥ ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΑΝ ΕΝΤΟΣ ΤΟΥ 2015

Ο1:  Επανασχεδιασμός διαδικασιών, ρόλων και πολιτικών

  • Νέα οργανωτική δομή
  • Περιγραφές καθηκόντων και αρμοδιοτήτων για όλους τους εργασιακούς ρόλους εντός του οργανισμού
  • Μελέτη στελέχωσης με βάση τις νέες διαδικασίες και τους αναθεωρημένους ρόλους του Οργανισμού
  • Νέο μοντέλο οργάνωσης και υπηρεσιών ΚΠΑ2, υλοποιούμενο στο fast-track και σε τέσσερα (4) πιλοτικά ΚΠΑ2
  • Κατάλογος διαδικασιών (347 διαδικασίες αποτυπώθηκαν στο εργαλείο ARIS)
  • Επαναπροσδιορισμός / απλοποίηση 43 διαδικασιών και εισαγωγή 8 νέων
  • Εντοπισμός δεικτών για το σύνολο του ΟΑΕΔ και για όλες τις διευθύνσεις και τις βασικές λειτουργίες (περιλαμβανομένης της «scorecard» των ΚΠΑ2)

Ο2: Αναβάθμιση υπηρεσιών και πολιτικών, ανάπτυξη εργαλείων και διαδικασιών για συμπράξεις

  • Σχεδιασμός και μοντέλο λειτουργίας για το νέο Call Center
  • Ρόλος Εργασιακού Συμβούλου, οδηγός και εργαλεία εκπαίδευσης
  • Μονάδας Μεγάλων Εργοδοτών και οδηγός προσέγγισης εργοδοτών
  • Γενικό μητρώο εργοδοτών συνδεδεμένο με το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ και άλλα συστήματα
  • Μητρώο όλων των δυνητικών τοπικών εταίρων (αρχές τοπικής αυτοδιοίκησης, ενώσεις εργοδοτών κ.λπ.)
  • Ανάπτυξη μόνιμου μηχανισμού μέτρησης ικανοποίησης αναζητούντων εργασία και εργοδοτών
  • Διάφορα πιλοτικά προγράμματα συμπράξεων υπό υλοποίηση
  • Προτεινόμενο πλαίσιο συμπράξεων και συμμαχιών
  • Προτεινόμενες νέες διαδικασίες για τα Ενεργητικά Προγράμματα Απασχόλησης

Ο3: Αναβάθμιση συστημάτων και εφαρμογών Πληροφορικής

  • ΟΠΣ / Σύστημα Διοικητικής Ενημέρωσης (Management Information System -MIS)
  • Νέα διαδικτυακή πύλη (Job Portal)
  • Αυτοματισμός των διαδικασιών συναλλαγής μέσω διαδικτυακής πύλης ή/και διεπαφής με τα ΚΕΠ
  • Σύστημα Ροών και διαδικασιών (Workflow Management System)
  • Διασύνδεση με άλλα συστήματα του δημόσιου τομέα

Ο4: Υποστήριξη δράσεων υλοποίησης Μαθητείας

  • Γραφεία διασύνδεσης στις περισσότερες ΕΠΑΣ Μαθητείας
  • Διάφορα πιλοτικά προγράμματα μαθητείας σε συνεργασία με εργοδότες 
  • Νέο σύστημα αξιολόγησης των προγραμμάτων κατάρτισης και μαθητείας
  • Νέες διαδικασίες, ρόλοι και αρμοδιότητες για τις ΕΠΑΣ

Ο5: Πρακτικές Διοίκησης

  • Δομή και διαδικασίες για τη λειτουργία της Διαχείρισης Αλλαγών
  • Σχέδιο επικοινωνίας μεταξύ όλων των εμπλεκομένων
 

 

(Η ομάδα εργασίας 5 (Ο5): “Εκπαίδευση Στελεχών ΟΑΕΔ” δεν παρουσιάζει παραδοτέα δεδομένου ότι ο Ανάδοχος που την υποστήριζε κρίθηκε έκπτωτος).

 

ΣΧΕΔΙΟ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 2016 – Β’ Φάση Προγράμματος

Για την εφαρμογή των εργαλείων και διαδικασιών που παρήχθησαν στην Α’ Φάση του Προγράμματος στο σύνολο του Οργανισμού, ο ΟΑΕΔ συνεργάστηκε με τους εταίρους του και κατάρτισε ένα Σχέδιο Υλοποίησης του προγράμματος για το 2016, το οποίο ολοκληρώθηκε τον Φεβρουάριο 2106 και υιοθετήθηκε στην τελική του μορφή κατά την συνεδρίαση της διευρυμένης Διοικούσας Επιτροπής (17/3/2016). Το Σχέδιο Υλοποίησης  αρθρώνεται γύρω από τους εξής τρεις βασικούς άξονες:

 

Κάθε άξονας περιλαμβάνει κάποιες κομβικές δράσεις οι οποίες στοχεύουν στην βελτίωση της επίδοσης και των παρεχόμενων υπηρεσιών από τον Οργανισμό. Οι κύριες κομβικές δράσεις είναι οι ακόλουθες:

  1. Αναδιοργάνωση των ΚΠΑ2: Μετακύλιση σε όλα τα ΚΠΑ2 όλων των πιλοτικών διαδικασιών της προηγούμενης φάσης του προγράμματος που στέφθηκαν με επιτυχία (νέοι ρόλοι, νέες πρακτικές, παρακολούθηση δεικτών επίδοσης). Συνεχίζεται στη παρούσα  φάση και θα ολοκληρωθεί τον Μάιο η ολοκλήρωση των ενεργειών αναφορικά με τα πρώτα 24 ΚΠΑ2 της α’ κατηγορίας  όπως αυτή είχε οριστεί από την Διοίκηση βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων, ενώ αναμένεται η εφαρμογή των αλλαγών αυτών στην β΄ κατηγορία των ΚΠΑ2 να αρχίσει τον Οκτώβριο και στην γ΄ κατηγορία τω ΚΠΑ2 τον Δεκέμβριο σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.
  2. Call Center:  Η πλήρης λειτουργία του θα παρέχει άμεση και αξιόπιστη πληροφόρηση στο σύνολο των συναλλασσόμενων με τις κεντρικές, περιφερειακές και τοπικές υπηρεσίες του Οργανισμού σε όλη την χώρα και θα εξοικονομήσει ανθρώπινους και άλλους πόρους. Στη παρούσα φάση ολοκληρώθηκε μια πρώτη εκπαίδευση των 10 ατόμων που εργάζονται πιλοτικά αναμένεται μέχρι τα μέσα Απρίλη η εξεύρεση 10  επιπλέον ατόμων. Ακολουθείται το χρονοδιάγραμμα με μικρές αποκλίσεις.
  3. Νέο Portal: H εγκατάσταση ενός συστήματος ηλεκτρονικής αναζήτησης θέσεων εργασίας και εργαζομένων και σύζευξης προσφοράς και ζήτησης εργασίας και η βελτίωση της διαδικτυακής πύλης με σκοπό την καλύτερη ανταπόκριση στις ανάγκες των διαφορετικών κατηγοριών χρηστών για πληροφόρηση, θα συμβάλλει δυναμικά προς την επίτευξη των κεντρικών στόχων του Προγράμματος. Στην παρούσα φάση συλλέγεται πληροφοριακό υλικό από τις Διευθύνσεις του Οργανισμού. Υπάρχει απόκλιση αρκετών ημερών από το χρονοδιάγραμμα.
  4. Ανάλυση προφίλ – Κατηγοριοποίηση – Συμβουλευτική: Η ανάλυση του προφίλ των εγγεγραμμένων ανέργων και η κατηγοριοποίησή τους, προκειμένου η παροχή κατάλληλων υπηρεσιών συμβουλευτικής από τους εργασιακούς συμβούλους να ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες τους, αποτελούν τον κεντρικό στόχο της κομβικής αυτής ενέργειας. Ακολουθεί το χρονοδιάγραμμα.
  5. Βελτίωση σχέσεων με εργοδότες: Η προσέγγιση των εργοδοτών αποτελούσε πάντα βασική έλλειψη του ΟΑΕΔ. Πλέγμα μέτρων του Προγράμματος στοχεύουν στην δυναμική παρέμβαση του Οργανισμού στον τομέα αυτό (Μονάδα μεγάλων εργοδοτών, εργασιακοί σύμβουλοι εργοδοτών, υπηρεσίες μέσω του portal, συνεργασία με κοινωνικούς εταίρους). Ακολουθεί το χρονοδιάγραμμα.
  6. Απλοποίηση Διαδικασιών: Η απλοποίηση κομβικών διαδικασιών λειτουργίας του Οργανισμού και ο έλεγχος στα διάφορα στάδια αναμένεται να έχουν πολύ θετικά αποτελέσματα ως προς την βελτίωση της ταχύτητας ανταπόκρισης, την αξιοπιστία της διαδικασίας και την εξοικονόμηση ανθρώπινων πόρων. Ακολουθεί το χρονοδιάγραμμα.
  7. Ενεργητικές Πολιτικές Απασχόλησης (ΕΠΑ): Βελτίωση αποτελεσματικότητας μέσω καλύτερου σχεδιασμού, στόχευσης και υλοποίησης των προγραμμάτων. Ακολουθεί το χρονοδιάγραμμα.
  8. Εκπαίδευση/επιμόρφωση Προσωπικού: Θα επιμορφωθεί σχεδόν το ένα τρίτο του προσωπικού του ΟΑΕΔ. Οι ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού σε οριζόντια και κάθετα προσόντα και σε νέα εργαλεία και πρακτικές προήλθαν από την υλοποίηση της πρώτης φάσης του Προγράμματος 2013-2015. Σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα εξελίσσονται τόσο οι εκπαιδεύσεις με ίδια μέσα όσο και οι εκπαιδεύσεις στο ΕΚΔΔΑ-ΙΝΕΠ.
  9. Νέο μοντέλο διοίκησης και Δείκτες Επίδοσης: Η θέσπιση ενός νέου μοντέλου διοίκησης μέσω αποτελεσμάτων (management by results) και η παρακολούθηση ποιοτικών και ποσοτικών παραμέτρων της καθημερινής λειτουργίας του Οργανισμού μέσω επιλεγμένων δεικτών επίδοσης (performance indicators) θα συμβάλουν στην επίτευξη των στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων του. Σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.

 

ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΙ ΟΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΧΩΡΑΣ

Η υλοποίηση του Προγράμματος αποτελεί μνημονιακή υποχρέωση της χώρας και προϋπόθεση εκπλήρωσης δύο αιρεσιμοτήτων του Ευρωπαϊκού Κοινωνικού Ταμείου προκειμένου για τη συνέχιση της χρηματοδότησης της χώρας.

 

3ο ΜΝΗΜΟΝΙΟ

«4. Διαρθρωτικές πολιτικές για την ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας και της ανάπτυξης

4.1 Αγορά εργασίας και Ανθρώπινο Κεφάλαιο

…..

Capacity building. Μεσοπρόθεσμα, θα ενισχυθεί η ικανότητα του Υπουργείου να διαμορφώνει, να υλοποιεί και να παρακολουθεί  πολιτικές, προκειμένου να αυξήσει την ικανότητά του να πραγματοποιεί μεταρρυθμίσεις της κοινωνικής πρόνοιας και ενεργητικές πολιτικές αγοράς εργασίας, και να επιτύχει την εμπροσθοβαρή απορρόφηση της χρηματοδότησης από τα Ευρωπαϊκά Διαρθρωτικά Ταμεία. Αυτό περιλαμβάνει τη βελτίωση των δημόσιων υπηρεσιών απασχόλησης μέσω της ολοκλήρωσης της αναδιοργάνωσης του ΟΑΕΔ (βασικό παραδοτέο)».

 

ΑΙΡΕΣΙΜΟΤΗΤΕΣ ΕΚΤ

8.1. Οι ενεργητικές πολιτικές απασχόλησης σχεδιάζονται και υλοποιούνται με βάση τις Κατευθυντήριες Γραμμές για την Απασχόληση.

8.3 Οι θεσμοί της αγοράς εργασίας εκσυγχρονίζονται και ενισχύονται στο πλαίσιο των Κατευθυντήριων Γραμμών Απασχόλησης.

 

Άρα η επιτυχής υλοποίηση του Προγράμματος θα επιτρέψει την κάλυψη των παραπάνω υποχρεώσεων της χώρας προς του θεσμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

 

ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΑΕΔ

Στα τέλη του 2016, ο ΟΑΕΔ αναμένεται  να είναι καλύτερα προετοιμασμένος ώστε να ανταποκριθεί στις προκλήσεις και την αποστολή του. Θα διαθέτει :

  • Αναδιαμορφωμένο δίκτυο ΚΠΑ2, που θα παρέχει υπηρεσίες υψηλότερης ποιότητας και ως προς το περιεχόμενο και ως προς την ταχύτητα και ευκολία εξυπηρέτησης των πολιτών και συναλλασσόμενων.
  • Νέο μοντέλο παροχής υπηρεσιών, που θα περιλαμβάνει περισσότερους διαύλους επικοινωνίας με τους πολίτες και πολύ μεγαλύτερο εύρος εξατομικευμένων υπηρεσιών, που θα παρέχονται επί τόπου ή εξ αποστάσεως.
  • Νέο μηχανισμό σχεδιασμού, υλοποίησης και παρακολούθησης των Ενεργητικών Πολιτικών Απασχόλησης, που θα παρέχει αποτελεσματικότερα προγράμματα ως προς την αύξηση της απασχόλησης, την εργασιακή ένταξη των ανέργων και την ποιότητα των θέσεων εργασίας.
  • Ενεργητική προσέγγιση των εργοδοτών με στόχο να αυξηθούν οι κενές θέσεις που δηλώνονται και οι προσφερόμενες θέσεις μαθητείας.
  • Νέα οργανωτική δομή που θα δίνει έμφαση στον στρατηγικό προγραμματισμό, τη δημιουργία μηχανισμών ανατροφοδότησης (feedback) μεταξύ των μονάδων σχεδιασμού, υλοποίησης και αποτίμησης πολιτικών, την οριζόντια επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ διοικητικών μονάδων και την αμφίδρομη ροή πληροφόρησης μεταξύ ιεραρχικών επιπέδων.
  • Νέο διοικητικό μοντέλο στηριγμένο στα αποτελέσματα, τη συμμετοχή των εργαζομένων και τη διαρκή επιμόρφωση του προσωπικού.